文/朱小云（北京中博世达专利商标代理有限公司鹤壁分公司）
费用报销是现代企业用来衡量经营管理期间各项资源消耗程度的一项财务指标，是企业资金管理工作的关键一环，是财务管理活动的组成部分。强化费用报销内部控制对提升企业资金利用效率，优化企业资源配置，提高财务管理工作水平有着重要意义。当前我国部分企业的费用报销内部控制有效性还有待提升，在工作开展过程中还存在着一些亟待解决的问题与困难，需要引起企业管理层的高度重视。
在企业内部费用报销是一个非常关键的流程，企业中财务管理工作涉及众多内容，而费用的报销是直接决定财务管理质量的一项重要内容。在企业内部优化费用报销流程，首先就是能够维持企业财务管理的秩序，费用的报销在企业整体运营的各个环节都有可能发生，有些设备的采购需要报销，保洁用品的采买也需要报销，所以支出的费用均需要企业通过报销的流程，才能够实现最终的报销目的。一旦整个流程不佳，就会出现消极的现象，包括: 报销流程过于复杂，长期占据财务的报表，使报表的内容复杂混乱，影响报表使用的成果，扰乱财务管理的秩序，或者是报销流程过于简单，没有到所属财务部门进行有力的监管，出现了金额与实际支出不符的消极现象。经过有效的报销流程优化，能够提高企业管理的有效性，也能够为企业的发展奠定基础[1]。
（一）费用报销合规管控不严
当前部分企业对差旅费报销行为合规性的管控基本缺位，主要表现在以下几方面：第一，企业管理层对费用报销工作的重视程度不足，很多情况下企业的领导者并不了解费用报销内部控制的重要性，也不知道费用报销管理制度的具体内容，这就导致管理层在行使签字审批权时较为随意，并不能对差旅费报销行为的真实性、合规性进行审查，容易出现费用报销实际额度超支问题。第二，企业财务人员，尤其是费用报销审核岗的工作人员专业素质有限，离职率较高，在一定程度上影响了费用报销内部控制工作质量。
（二）差旅费管理制度不完善
当前我国许多企业的差旅费管理制度不完善，主要表现为：第一，没有针对差旅费开展预算编制工资，导致差旅费超支问题十分严重。第二，财务人员存在隐私舞弊的空间。许多企业，尤其是中小型企业并没有针对费用报销审核岗位制定定期轮岗制度，长期以来该工作岗位由一人连续充任，在这种情况下，如果财务人员不能严格遵守职业道德，特别容易发生财务人员和业务人员合谋套取企业资金的问题，给企业造成一定的经济损失。第三，差旅费报销方式单一化。当前我国许多企业仅接受线下纸质发票报销，在这种情况下，许多业务人员在出差过程中发生的无法开具纸质票据的业务活动，其花费只能由自身承担，在一定程度上打击了企业员工的工作积极性。
（三）管理制度执行力度不足
当前我国部分企业的差旅费管理制度在实务中存在执行力度不足，流于形式化的问题，主要表现为业务人员、管理层领导对管理制度理解不清晰，财务人员的财务监督职能未有效发挥。许多业务人员往往认为费用报销只要企业主要领导点头就行，因此部分业务人员不按制度规定履行差旅费报销流程，直接越级找领导签字，财务人员只要看到领导签字也不管制度流程，直接进行费用结算。究其背后的原因，主要是因为缺少费用报销绩效考核制度的约束，员工在费用报销工作中没有顾及，随意性强。
（四）部门配合度不高
企业的费用报销工作需要全员参与，但是当前许多企业的员工缺乏费用报销内控意识，尤其是业务部门的工作人员存在不按期向财务部门提交发票、借款后清账不及时的问题，给财务部门的费用报销工作造成了一定困难。
（一）树立全员内控意识
费用报销内部控制活动的有效性离不开完善的内控基础环境的支撑，企业从管理层到一线员工对费用报销内部控制的思想认知水平直接决定了费用报销管控行为的落实。为此，企业要从以下两方面提升全体职工的内控意识:一方面，企业管理层要重视费用报销内部控制工作。管理层要深刻意识到费用报销内部控制活动需要全体职工的参与，尤其是企业领导要起到表率作用。企业要加强对费用报销内控的宣传力度，丰富宣传形式，重点关注企业管理层费用报销内控意识提升，通过发送企业内部邮件，开展财务内控培训会议等多种方式、渠道向企业全体员工普费用报销和财务内部控制的基本知识，将费用报销内部控制纳入企业文化建设，在企业内营造重视财务内控的工作氛围，让全体员工积极参与到费用报销内部控制工作中来[2]。另一方面，企业要提升财务人员的综合素质。财务人员作为费用报销工作的实际经手人和财务内部控制工作的主要执行者，其自身专业水平和沟通协调能力等综合素质的高低对费用报销内部控制有效性的影响非常大。因此企业定期开展教育培训活动，优化财务人员综合素质，保障财务人员的工作能力满足财务内部控制落实需求。财务人员一是要把好支出审核关，明确费用报销审核程序，掌握费用报销工作流程中的风险因素，具备一定的财务风险处置能力；
二是要强化自身责任担当。财务人员要梳理职业道德观念，对于明显不符合财务管理规章制度的费用报销行为，财务人员要严格按照规章制度办理，不能抱有侥幸心理，利用岗位职权隐私舞弊。此外，企业要建立健全人员激励体系，针对费用报销内部控制活动设置科学的绩效考核指标，完善的奖惩措施，确保财务人员能够积极投入到费用报销内部控制工作中。
（二）做好费用预算编制
费用预算编制时费用报销的前置环节，企业只有应用科学的费用预算编制方法，确定当期费用预算范围，才能最大化地实现费用报销内部控制目标。因此，企业要从以下两方面做好费用预算编制工作。一方面，优化费用预算编制方法。企业要在预算编制过程中具结合费用报销业务预算的特点合理选择零基预算、滚动预算、固定预算、弹性预算等多种方法，避免费用预算编制方法过于刻板，确保预算编制方法体系能够满足费用报销业务的实际管理需求。另一方面，强化对费用预算执行的动态跟踪，适当对费用预算进行调整，避免费用报销实际额度与费用预算编制出现背离。费用预算在实际执行的过程往往会受到多种因素的影响，出现预算超支问题，财务部门要通过财务信息系统和费用报销信息系统对费用预算执行情况实施动态追踪，结合实际情况，在计算收益率的同时对费用预算适当进行调整[3]。
（三）健全费用管理制度
“没有规矩，不成方圆”，企业要建立健全费用报销管理制度，以规章制度为准绳推动费用报销工作流程走向规范化、制度化。为此企业要结合实际管理需求制定和更新《企业费用报销管理制度》，实现以下四个目标：（1）明确企业管理层和各职能部门的费用报销权责归属。制度中要明确规定管理层领导、预算管理部门、财务部门、业务部门和内部审计部门在费用报销和费用报销内部控制工作中的权责范围。费用报销全员参与，相关责任要具体落实到个人，全面提升费用报销工作质效。不同的费用报销类型的签字审批权力分别归属于不同的管理层级，要确保费用报销工作的严肃性。（2）规范费用报销工作流程。企业费用报销工作的一般流程为：业务部门提交报销申请-财务部门审核报销合规性—财务部门上报管理层签字批准——财务部门和业务部门完成对接。企业的所有费用报销业务要严格按照制度所规定的工作流程进行，对于不规范的费用报销行为，财务部门要及时打回并按照管理制度严肃处理。（3）完善发票和单据的后续管理。财务人员要加强对发票单据的后续管理，尤其是要做好发票单据的归档管理工作。财务人员需按照管理制度作废发票、红字冲销，保管空白发票，避免发票联次丢失。在实务中，发票的领取、收缴和核销工作应当具有使用人员和保管人员的签字，空白发票的联次完整、批次相同、号码连号。同时及时做好发票验旧领新，保证企业内部的发票数量可以满足经营需求。（4）强化费用报销绩效考核。企业要将费用报销内部控制纳入员工绩效考核体系，修订和补充绩效考核管理制度，设定具体的费用报销内控考核指标，科学的绩效考核权重和完善的奖惩措施，将费用报销绩效考核结果与员工的薪资、晋升指标挂钩，发挥费用报销绩效考核对员工的激励作用，保障费用报销内部控制的有效性。
（四）做好风险识别、监管和控制
费用报销风险管理是费用报销内部控制控制工作的重要组成部分，企业要进一步做好对相关风险因素的识别、监控和控制。财务风险具有客观性，其广泛存在于企业的经营管理活动之中，因此企业的财务部门或风险管理部门要从事前、事中和事后三个角度全面强化对费用报销风险的控制力度，这就要求企业的相关职能部门在费用报销工作过程中要严格执行和落实“风险识别-风险评估-风险应对”管理活动。（1）费用报销风险识别。财务部门和风险管理部门要对给用预算编制和报销环节的潜在风险因素进行全面、准确的识别，这就要求财务人员要绘制费用报销风险清单，在工作中对照清单识别出风险因素并提交管理层进行评估确认。但是风险清单法是财务人员通过穷举的方式对往期已经出现的风险因素进行摸排的方式，其工作量非常大且不能完全识别出所有的费用报销风险因素，这就要求财务人员在绘制风险清单以外还要灵活使用财务报表数据对当期的费用报销风险因素进行筛查，通过绘制费用报销业务流程图来进一步规范费用报销行为，减少风险发生的可能性。（2）费用报销风险评估。企业财务人员要采取科学合理的评估方法将那些对企业经营管理威胁程度最大，发生几率最高的费用报销风险因素挑选出来，优先采取控制措施。定性分析法和定量分析法是最常使用的两种风险评估方法：定性分析是当企业无法获得某一项风险因素的支持数据或无法准确评估损失量时采用的方法，其一般是根据风险因素对不同经营管理层级的影响程度来确定某项风险因素的优先级。定量分析则是财务人员根据具体业务信息对某项风险因素的构建损失评估模型，可预计损失越大的风险因素，控制优先级越高[4]。为准确评估费用报销风险因素的控制优先级，财务人员应当同时采取定性、定量分析法对费用报销风险因素进行综合评估。（3）费用报销风险应对。对于已经被识别并且经过评估的费用报销风险因素，财务人员必须要及时采取合理的风险处置办法，这就要求企业要定期开展风险管理总结复盘工作，根据往期费用报销风险管理经验及时调整控制措施，形成风险应对预案。
（五）发挥内部审计作用
企业要进一步加强对费用报销内部控制活动的审计，切实发挥内部审计工作的监督和评价作用，确保费用报销内部控制的有效性。为此，企业应当做好以下几项基础性的准备工作：其一，建立健全企业的内部审计机构。当前我国许多企业并没有建立专门的内部审计机构，财务内审工作的独立性和权威性无法得到保障，因此企业要结合自身实际进一步完善内部审计组织架构。中小型企业的财务部门设置内部审计小组，对管理层直接负责；
大型集团企业需成立内部审计委员会和内部审计部门，委员会成员由董事会成员、监事会成员、企业管理层、企业各职能部门主要负责人担任，具体内部审计工作由内部审计部门负责。其二，补充培养内部审计人员。当前我国部分企业缺乏足够的内部审计人员，在岗的内审人员往往也存在专业能力不足的问题，因此企业要重视对内部审计人员的补充和培养，打造一支高素质、高水准的内部审计队伍，充分保障费用报销内控审计等财务内审工作的专业性。其三，梳理完善费用报销审计流程。企业在开展费用报销内控审计工作前需要对审计工作流程和审计工作重点环节加以明确，企业内部审计部门需按月或按季度组织工作小组定期对企业的费用报销业务进行审计，形成内部审计书面报告并上报管理层。在开展工作的过程中重点对费用报销审计流程的规范性、审计权限的合规性、发票单据管理完整性三个环节进行专项审计，记录和总结费用报销内部控制中的不当操作和薄弱环节，形成书面报告上报至企业董事会，待企业董事会批复后按照批复意见指导相关职能部门尽快完成整改工作。
（六）加强费用报销信息管理系统建设
对于大型集团企业而言，其经营业务范围广泛，组织架构复杂，尤其是一家大型集团企业往往管理几百家、甚至上百家分支机构，这些分支机构分散在全国不同地区，费用报销业务类型不尽相同。如果仅仅依靠集团总部的财务人员线下手工报销，不仅增加了财务人员的工作负担，也无法保证费用报销工作质效，因此大型集团企业要充分利用先进信息技术手段，尽快建立费用报销信息管理系统。具体来说，大型集团企业的费用报销信息系统建设思路如下：（1）实现费用报销体系和预算管理体系一体化管理，大型集团企业的多家分公司往往分布于不同的业务板块，因为经营业务内容的差异性从而实行不同的预算管理体系，因此分公司要结合自身实际情况建立健全预算费用一体化管理体系。（2）实现费用报销业务流程的信息化。企业要借助信息技术手段设置费用报销业务流程的信息管理规则，在信息管理系统中实现票据提交、票据审核、票据签批的自动化处理，做到费用报销要求发起，预算冻结；
费用报销业务结束，预算释放。通过费用报销信息管理系统实现对费用报销的事前、事中和事后的全流程控制。（3）加快提升费用报销信息系统和财务信息系统的集成共享。企业要进一步完善费用报销信息系统与财务、业务信息系统之间的数据接口和数据转换标准，加快财务数据信息在各信息管理系统之间的传输速度，提升费用报销工作效率。（4）优化操作体验。企业要借助信息技术手段实现对发票单据的智能化管理，包括对发票单据的自动化抓取、保存和提交，发票单据信息的自动化识别和检验，线下纸质票据和线上电子票据的信息同步，费用报销移动端口实时处理等，全面提升费用报销工作质效。
综上所述，费用报销内部控制在现代企业的财务内部控制工作中的重要性不可忽视，当前我国企业的费用报销内部控制工作水平还有待提升，针对工作过程中出现的费用报销合规管控不足、管理制度不完善、管理制度执行力度不足和职能部门协同配合水平低的问题，企业管理层要及时转变费用报销内控思路，从树立全员内控意识、健全费用报销内控管理制度、提升费用报销信息管理水平、加强费用预算编制、强化财务内部审计等多方面着手，构建完备的财务内控基础环境，为费用报销内控工作提供组织、制度、人才和技术支持，全面提升我国企业费用报销内部控制工作质效和财务管理工作水平。
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