杨锦芳
（金华臻诚企业管理咨询有限公司，浙江 金华 321000）
随着市场经济的快速发展，人民生活水平普遍提高，人们越来越重视身体健康问题，这促使医药行业蓬勃发展，但也加剧了医药市场的竞争。各医药公司为了抢占市场，纷纷采用赊销的方式销售产品，自然就产生了应收账款。应收账款周转率和坏账率的高低直接影响企业的现金流和经济效益，进而影响企业的正常生产经营。为此，加强应收账款管理已成为企业经营管理中十分重要的一环。本文从医药生产企业的角度阐述了医药行业应收账款管理的重要性、存在的问题和改进措施。
（一）医药生产企业的经营特点
近年来，“两票制”政策的执行大大缩减了医药销售中间环节。两票制指的是药品从医药生产企业到医院只经过两次开票，即医药生产企业开一次发票给医药公司，医药公司开一次发票给医院。药品的终端市场主要是医院、诊所、药店，“两票制”以后的医药公司纷纷重新定位，调整自己的经营模式和经营方向，例如，有规模、有实力、有医院配送资格的医药公司的业务可以覆盖所有的终端市场；
而小型的、没有医院配送资格的医药公司就会把市场定位为药店和诊所。医药生产企业则会根据自己产品的类型来选择与相应的医药公司合作。根据医药生产企业在终端市场上是否有自己的推广团队，医药公司有着不同的身份：配送商或客户。生产企业如果在终端市场有自己的推广团队，医药公司的身份就是配送商，收取一定比例的配送费（3%~10%），终端市场的推广由生产企业自己负责；
没有推广团队的生产企业，则是依靠医药公司的团队进行推广，这时医药公司的身份就是客户。无论是哪种合作形式，按照目前医药行业市场环境，只有极少数的药品采用现款现货或预收货款的方式销售，当然这是由药品的特殊性决定的。例如，对于市场占有率高的外企药品和独家药品，由于品牌度高、消费者认可度高、销售量大，医药公司为了争取配送权利，往往会主动提出先付款后发货。再如，进入政府主导的“国谈”和“集采”的药品，这类药品价格低，回款周期短，因为企业的利润很少，政府对回款周期有规定，基本能保证按时回款。除此以外，其他药品的销售方式基本采用的都是赊销方式。
（二）医药行业应收账款回款周期长的原因
目前，医药行业应收账款回款周期长短主要受各地区医药市场环境差异、药品类型差异、客户规模实力等的影响，一般在1.5~6个月左右，如果应收账款超期，那回款时间会更久，甚至直接变成坏账无法收回。“两票制”以后，医药行业的回款流程为：医院—医药公司—医药生产企业，即医院将货款打给医药公司，医药公司回款给生产企业。医院能否按时回款受以下因素影响：药品是否已用完、医保有无给付、医院有扩建改造计划的资金占用等。医药公司未按时回款受医院未及时回款、医药公司因投资失利和经营不善等原因造成资金占用、当地医药市场环境等的影响。
（三）医药生产企业加强应收账款管理的意义
赊销可以吸引及稳定客户，给客户一定的资金周转时间，这既能缓解客户的资金压力，也有利于稳定与客户的合作关系，对企业的发展具有积极的推动作用。在药品同质化竞争激烈的环境下，采用赊销的销售方式可以扩大企业产品市场占有率，提高企业销售额，从而提升企业的经济效益。因此，加强应收账款的管理尤为重要。科学、合理地管理应收账款，可以提高应收账款周转率，保障企业现金流的正常运转，企业可以获得充足的资金投入生产经营以及开发新产品和购买新设备中；
科学地管理应收账款还可以降低应收账款坏账率，减少企业经营风险和经济损失，促进企业更好地发展。
（一）未设立专职管理部门
多数企业未设置专职部门来管理应收账款，而是直接由销售部负责催收。业务员为了进一步提升自己的销售业绩，甚至有时为了完成销售任务，与客户沟通好，将大量的货提前压在客户处，产生大量的应收账款。对于客户的信用额度审批，审批权限集中在销售部，而销售部的信用审批流程流于形式，对客户的信用、规模、实力等审核不严，有时甚至为了防止客户的流失或增加销售业绩，故意延长客户的信用期限或提高信用额度，且业务员风险意识不强，导致公司账面应收账款数额巨大、周期长、坏账率高。没有建立客户信息数据库，无法对客户应收账款进行动态管理，及时跟踪和应对各种应收账款风险。
（二）未制定应收账款催收制度
部分企业未制定应收账款回收的相关制度，或者即使有相关催收制度，但对所有客户一视同仁，没有区别不同客户和不同情况，没有做到具体问题具体分析。针对一些有实力可以提前回款的客户，未能制定相应的奖励或优惠机制，导致客户不会主动提前回款，也就无法提高企业应收账款周转率。而对于超期的客户，除了催收以外没有相应的应对措施制约，催收效果不显著，使应收账款数额越积越多。
（三）缺乏完善的内控制度
1.部门间缺乏沟通与协作
在应收账款管理方面，企业销售部和财务部未进行有效的沟通和协作。销售部只注重销售，财务部只注重应收款账款的记录，两个部门在应收账款回收上缺乏有效的沟通和交流。例如，财务部每月出具应收账款账龄分析给销售部，双方也只是进行例行公事的数据传递，未对里面的异常和警示作出有效分析。尤其对于定期开具对账函，除了一些硬性要求必须开具以外，日常管理上很少能做到，导致积累几年的应收账款余额与客户核对不。再如，客户因为破损、抽检、调价等原因的扣款都未及时发现处理，而且累计几年的业务，逐笔对账也是一个很大的工作量。
2.考核和激励机制不健全
对于负责应收账款催收的业务员没有制定相应的考核和激励机制。对销售部的考核，也只对年/季/月销售量的完成情况进行考核，未将业务员自己应收账款的规模和回收率等指标放在考核中，导致业务员对应收账款的催收不重视。没有将应收账款的回收和业务员的绩效奖励挂钩，业务员对于应收账款的催收没有积极性，能拖则拖，甚至对方单位回款出现异常都未能及时发现，最终导致坏账的产生。
3.对有效凭据的保管不严
一旦出现逾期且经催收都无法收回的应收账款，企业就要考虑采取法律手段追讨，这时合同、发票、发货单、物流签收单、对账单等有效凭据就起到重要作用。但很多企业对于这些凭据的保管不严，例如，合同的订立和约定不够具体详细，甚至很多日常发货都没有订立合同；
物流签收单能够充分证明客户已经收到货物，但很多企业都没有做到回收保管；
有些企业虽然对了账，但没有形成合法、有效的对账依据等，给追讨工作带来较大困难。
（四）企业经营数据不准确
企业对应收账款没有科学、有效地管理，导致应收账款周期长，存在大量超期的应收账款，因此，企业实际坏账的金额远比计提的坏账准备要高。而且企业与客户之间不及时对账，导致许多应收账款余额核对不上，例如，因破损、抽检、调价等原因引起的不符没有及时处理，这相当于夸大了企业的经营成果。不实的数据会对经营者的决策产生影响，进而影响企业的正常发展。
（一）设立独立的应收账款管理部门
企业应设置独立部门，如商务部门，来专门负责应收账款管理，从新客户信用和资质审核开始，到洽谈、签订合同、发货、回款等都由商务部门负责。而销售部则心无旁骛地专注于终端市场的产品推广，以便更好地拓展市场，提高公司产品的市场份额。两个部门之间职责权限不同，既各司其职，又紧密合作，为整个销售流程提供最优质的服务，同时能及时发现销售过程中的异常和隐患，进行快速反应和处理，提高企业的竞争力。企业可通过信息管理系统，建立客户资信数据库。尤其对于首次合作的客户，企业需对其资质、信用、规模、实力、服务等进行评估。这些信息的来源，除了客户提供的资质和材料，可查询客户在各相关部门的信用等级了解客户的信用情况，例如，工商部门、税务部门、质量管理部门等；
借助各种平台查询客户的相关数据，例如，客户一年的配送额、一年的纳税额等，从这些数据可以间接地判断出客户的规模和实力。最重要的还是要实地考察，通过业内人士的评价和行业口碑来了解客户的整体情况，然后对取得的信息进行一个综合评价，评估出客户的信用额度，将该信用额度设为赊销发货的上限。
建议新客户以大型的上市集团公司和当地规模比较大的医药公司为首选，这类公司往往管理完善、服务到位、实力雄厚、信誉度高。充分利用数据库的功能，对客户应收账款实行动态管理，在数据库中设定客户的信用额度、回款期限、发货周期等，日常业务往来只要超出设定范围，数据库就会发出预警或者直接锁死限制发货，专职人员及时对发出的预警分析原因，针对不同原因做出相应的处理，并对数据库及时做出调整和更新，重新评定客户的信用额度，风险预警机制能够让企业及时地发现风险和规避风险。专职人员需定期维护客户关系，及时了解客户动态，最好能在各地配备专职人员，定期拜访客户，便于跟客户建立深厚的感情，也能及时掌握客户的经营情况，一旦发现异常及时采取措施防范和规避企业风险。
（二）制定灵活多变的销售策略
不同的省份医药市场环境不同，回款周期也不同。市场环境好的省份，客户一般都会遵守商业规则，按照合同约定及时回款，回款周期短；
而市场环境不太好的省份，不按约定回款，拖欠货款是常态，回款周期长。企业应针对各个省份不同的市场环境，制定不同的销售回款策略，例如，市场环境好的省份可以放宽信用额度；
而市场环境不好的省份可以适当缩减信用额度。不同的产品制定不同的销售策略，采用不同的销售模式。如稀缺性的药品、独家的药品，或者市场占有率和消费者认可度高且具有足够优势的药品可以采用现款现货、预收货款、铺底的销售模式，减少企业赊销额。根据客户的销量采取不同的商业折扣策略，销售量越大，销售价格的优惠力度越大，鼓励客户努力开发市场，提高企业销售额。制定灵活的超期应收账款催收策略，不同客户需分析具体原因采用更有针对性的催收方式。针对客户在约定的回款周期前提早回款，给予一定的现金折扣，越早回款现金折扣越高，鼓励客户提早回款；
也可用回款期限决定销售价格的方式，回款期限越短价格越有优势，尽量缩短回款时间，提高企业流动资金周转率，降低企业风险。公司员工方面将回款催收与员工的绩效挂钩，纳入员工工资奖金考核，制定相应的激励策略，提高员工的积极性与主动性。
（三）定期核对应收账款余额
在应收账款管理上，商务部门和财务部门的职责和分工应更加明确。针对应收账款回收的情况，财务部门要做到及时反馈，且不能只停留在数据的传递上，要与商务部门做好有效的沟通与协调。财务部门每月根据客户的销售回款情况出具应收账款账龄分析给商务部，商务部门负责与客户核对应收账款余额，针对应收账款账龄分析中呈现出来的异常情况，两个部门间应及时沟通，分析原因，寻找有效的解决方法。财务部门要定期开具对账函，由商务部门负责完成客户书面核对，并形成有效的依据。定期核对应收账款，不仅能够保证账面数据的准确无误，也能及时发现不符与异常，如因破损、退货、抽检、调价、入账错误等原因引起的双方余额不符可以及时处理与调整；
也能及时发现异常并杜绝，如与客户对接人员，利用与客户的良好关系，私自结款占为己有等。
（四）加强有效凭据的制度制订和回收保管
企业的购销合同要由公司的法务部门制订和审核。每笔销售业务必须签订购销合同，购销合同要符合《中华人民共和国民法典》，合同中对于货品名称、规格、数量、单价、金额、交付与验收的时间地点、结算方式、回款期限、违约责任等信息必须明确，防止因为购销合同中约定事项不明确而引起的经济纠纷。除购销合同外，日常销售业务必须手续齐备，资料齐全，如每笔业务的发票、发货单、物流回执等，这些都是证明业务实际发生的凭据，尤其是物流回执单，这是证明客户已收到货物的有利凭据，很多企业都会疏忽回收保管；
还有定期书面对账的对账函、企业的催收记录等都是有效凭据需妥善保管。
科学、有效地管理应收账款，可以降低管理成本和财务风险，提高资金周转率，促进企业持续、健康发展。医药生产企业应该积极主动地应对市场竞争，解决应收账款管理中存在的问题，建立科学、有效的应收账款催收制度，对客户的信用档案进行严格管理，完善企业内部管理制度和考核激励机制，实现应收账款的有效回收。企业还应加强信息管理系统的运用，搭建完善的风险预警信息化管理系统平台，从源头进行应收账款的风险识别和风险评估。当企业发生坏账损失时，应做好相关问题的原因分析并从中吸取经验，分析出潜在的风险，提高风险的防范能力，从而避免出现更多的坏账。
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