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本标准规定了本公司管理标准的基本要求、 内容构成、 正文编排层次与标准编写格式等。
本标准适用于本公司各项管理标准的编写。
管理标准的目的是对需要协调统一管理的事项, 通过规定明确的 条文, 作为共同遵守的准则和依据, 以达到最佳的秩序, 确保公司各项工作高效、 有序运营。
为实现这一目的, 各项管理标准应该:
——应贯彻国家、 地方等有关政策、 法令和法规, 原则上不得与上级标准相抵触;
——在其范围所规定的界限内按照需要, 力求完整;
——创造性的运用现代化的管理方法, 使制定的标准具有先进性;
——标准的内容经过努力是可以实现的;
——标准规定的内容, 在定性的基础上应尽量量化、 等级 化及有“质、 量、 期” 的要求, 应有利于实施。
——统一标准中的术语、 符号、 代号, 而且在一系列配套标准内,术语、 符号均应保持一致。
2. 1 格式
格式以本标准样式为模版、 首页和内页不同。
均采用 A4 纸张。
2. 2 标准名称 2. 2. 1 标准名称应简短明确地反映管理标准的对象或管理标准的主题。
2. 2. 2 当管理名称过长时, 在标准正文的叙述中可用简称, 但应在第一次出现全称时用括号加以说明。
2. 2. 3 在管理标准名称最后, 一般可不写“标准” 二字。
而写“规定”、“办法” 等。
2. 3 前言 每个标准都应有前言。
指明制订该项管理标准的目的。
内容简明扼要。
采用下列典型用语:
“本标准规定了……”。
“本标准适用于……” 或“本标准适用于……, 亦适用于”。
3. 1 规定该项管理标准所涉及的管理职能。
3. 2 管理职能, 一般可通过某项管理的基本职能或具体管理工作体现。
3. 3 可根据某项管理工作基本内容归纳划分若干个具体职能。
3. 4 组织机构及职能 3. 4. 1 为实现管理职能应设置的机构, 明确工作范围、 责任与权力;还应明确与有关部门或单位的协作关系、 分工界限。
3. 4. 2 应明确为实现管理职能, 应设置的岗位或配备的人员; 确定岗位或人员的工作范围、 应负的责任和所应有的权力。
4. 1 按每项管理标准所应包括的管理内容或项目, 按层次分章、 条、款编号。
4. 2 管理内容与要求的排列, 可按计划、 组织、 协调和控制等职能排列; 也可按事物逻辑或时间进展顺序排列。
4. 3
管理内容与要求的编写对象, 包括事物的配置、 状态、 行动、程序、 目标、 方法、 手续、 责任、 义务、 权力、 概念等。
4. 4
当一项管理标准的管理内容与要求涉及的部门和单位较多, 易产生职责不清时, 应规定有关单位或部门的协作关系、 协作方式和相互制约关系、 制约方式与仲裁部门、 仲裁权限等。
必要时可设一章规定出上述内容。
4. 5 需要信息反馈的管理事项, 应规定出信息反馈的渠道、 内容、 时间、 方式和信息处理的程序、 时限、 对有争议的信息, 规定出仲裁部门仲裁权限。
如内容较多, 也可设专门一章。
5. 1 规定负责检查与考核期, 建议采用以下典型用语:
“本标准集团授权 XXX 负责检查与考核, 每月(或季、 年)
考核一次”。
5. 2 明确检查与考核的方式。
建议采用以下典型用语:
“本标准通过 XXX 等有关部门同 XXX 标准一并检查与考核”。
5. 3 明确按某项标准或规定检查考核。
建议采用以下典型用语:
“本标准按 XXX 管理标准考核办法的规定执行”。
6. 1 附录是根据需要设置的, 一项管理标准可不设附录, 也可有若干个附录。
附录分为标准的附录(补充件)
和提示的附录(参考件)
两种。
6. 2 标准的附录是对管理标准内容所做的补充规定, 是管理标准正文的外延, 该附录放在所有标准条文的后面。
应在前言中做一说明。
6. 3 提示的附录给出附加信息, 是帮助理解管理标准内容, 以便正确掌握和使用标准。
一般包括以下内容:
a. 管理标准中重要规定的依据和专业问题的系统介绍;
b. 管理标准中有关条文的参考性资料或推荐性方法;
c. 正文使用标准的参考性说明。
d. 保证标准的正确实施, 规定的业务流程等
7. 1 标准中的数值 7. 1. 1 标准中的数值一般应采用阿拉伯数字, 避免用分数, 宜采用小数。
7. 1. 2
10 以内数字, 按习惯可用中文书写, 如“一、 二、 三……”等。
带有计量单位时, 必须用阿拉伯数字书写。
7. 2 标准中的计量单位、 符号和代号 7. 2. 1 标准中涉及的计量单位, 一律采用法定计量单位。
有关符号、代号应符合有关规定。
7. 2. 2 标准中标注计量单位时, 写法应统一, 用符号全用符号, 用汉字全用汉字, 不得混用。
7. 3 标注中的“注”
7. 3. 1 标准中的“注” 应尽量少用。“注” 只能用来对标准中某些规定作必要说明和解释。
不能以注的方式进行内容规定。
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